Klauzula informacyjna

DLA REPREZENTANTÓW ORAZ OSÓB KONTAKTOWYCH KONTRAHENTA

Administratorem, czyli podmiotem decydującym o tym, jak będą wykorzystywane Państwa dane osobowe, jest Nivette Fleet Management Sp. z o.o. z siedzibą Warszawie Lotnicza 3/5, 04-192 Warszawa (adres korespondencyjny: ul. Ostrobramska 34, 04-193 Warszawa), zarejestrowana w rejestrze przedsiębiorców pod nr KRS: 0000127426 (zwana dalej „NFM”).

Kontakt z administratorem możliwy jest pod adresem mailowym: rodo@nfm.com.pl

Cele i podstawy przetwarzania:

W ramach współpracy ze swoimi Klientami NFM jako administrator danych osobowych przetwarza dane osobowe pracowników i współpracowników firm, z którymi łączą ją umowy cywilnoprawne.

Przetwarzamy Państwa dane osobowe w celu prawidłowego zawarcia lub wykonania umowy, którą Państwa Firma zawarła z nami (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) lub w ramach prawnie uzasadnionych interesów NFM polegających na realizacji celów biznesowych i obowiązków umownych (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) oraz w celu obsługi skrzynki do e-Doręczeń w przypadku komunikacji przy pomocy tej skrzynki (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Przetwarzamy Państwa dane osobowe także w celu realizacji naszych obowiązków prawnych w zakresie realizacji zobowiązań podatkowych oraz obsługi faktur przychodzących i wychodzących w ramach Krajowego Systemu e-Faktur (KSEF) – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z przepisami ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

Rozmowy prowadzone z naszymi pracownikami mogą być nagrywane – przetwarzamy Państwa dane osobowe również w celu badania oceny kontaktu podjętego przez naszego pracownika oraz nagrywania Państwa rozmów z naszymi pracownikami (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO, a uzasadnionym interesem Administratora jest doskonalenie procesu sprzedaży, obsługi Klienta w organizacji oraz cele szkoleniowe).

Z uwagi na fakt, iż dane osobowe osób zgłoszonych do kontaktu z nami nie są pozyskiwanie przez nas bezpośrednio od tych osób, zwracamy się z prośbą o przekazanie poniższej informacji wszystkim osobom, które zgłosiliście lub zgłosicie Państwo w przyszłości do kontaktu w relacjach z NFM.

Jak się z nami skontaktować, żeby uzyskać więcej informacji o przetwarzaniu Państwa danych osobowych?

We wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych mogą Państwo kontaktować się z nami pod adresem email: rodo@nfm.com.pl

Okres przechowywania danych:

Państwa dane osobowe będą przetwarzane do czasu zakończenia współpracy między naszymi firmami lub do czasu uzyskania przez nas informacji, że zaprzestaliście Państwo współpracy z Firmą którą Państwo reprezentują. W każdej chwili mogą Państwo zażądać usunięcia danych osobowych bezpośrednio od nas. Administrator może przechowywać dane osobowe dłużej, ale stanie się tak wyłącznie z uzasadnionych powodów oraz jeżeli prawo zezwala na takie przechowywanie. Nagranie rozmowy przeprowadzonej z naszym pracownikiem przechowywane jest przez okres 12 miesięcy. Wyjątkiem jest sytuacja, w której nagranie zostanie uznane za niezbędne dla celów dowodowych.

Odbiorcy danych:

Państwa dane osobowe w trakcie ich przetwarzania mogą być ujawniane następującym kategoriom odbiorców: upoważnionym przez nas pracownikom i współpracownikom NFM, podmiotom którym udostępniliśmy lub powierzyliśmy przetwarzanie Państwa danych osobowych w celu świadczenia usług oraz osobom upoważnionym, zatrudnionym w tych podmiotach. Dane osobowe przetwarzane w ramach komunikacji poprzez e-Doręczenia będą udostępniane dostawcom usług skrzynki e-Doręczeń.

Przekazywanie danych do państw trzecich lub organizacji międzynarodowych:

Przetwarzane dane osobowe nie będą przekazywane do odbiorców znajdujących się w państwach poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (Kraje Unii Europejskiej oraz Islandia, Liechtenstein i Norwegia).

Prawa osoby, której dane dotyczą

Zapewniamy, że wszystkim osobom, których dane osobowe są przetwarzane przez NFM przysługują odpowiednie prawa wynikające z RODO, to jest:

1. prawo dostępu do danych osobowych, w tym prawo do uzyskania kopii tych danych;
2. prawo do żądania sprostowania (poprawiania) danych osobowych – w przypadku, gdy dane są nieprawidłowe lub niekompletne;
3. prawo do żądania usunięcia danych osobowych (tzw. „prawo do bycia zapominanym”);
4. prawo do żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych;
5. prawo do przenoszenia danych osobowych;
6. prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych, w tym profilowania lub wykorzystywania danych w celach marketingowych.

Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego

W przypadku uznania, iż przetwarzanie przez nas Państwa danych osobowych narusza przepisy RODO, przysługuje Państwu prawo do wniesienia skargi do właściwego organu nadzorczego.

Informacja o dobrowolności:

Państwa Firma przekazała nam Państwa dane osobowe w celu należytej realizacji łączącej nas umowy. Podanie dalszych danych jest dobrowolne.

Profilowanie oraz zautomatyzowane podejmowanie decyzji:

Państwa dane osobowe nie będą wykorzystane do profilowania lub do zautomatyzowanego podejmowania decyzji względem Państwa.

Informacje o źródle danych:

Państwa dane zostały nam udostępnione przez Firmę, którą Państwo reprezentujecie, w związku z zawarciem pomiędzy nią a NFM.

Kategorie danych, które przetwarzamy:

Dane identyfikacyjne (w tym imię, nazwisko), dane kontaktowe (w tym adres email, numer telefonu), informacje o Firmie, którą Państwo reprezentujecie, wizerunek (w przypadku jego zamieszczenia w stopce wiadomości email). W wyjątkowych przypadkach, w minimalnym niezbędnym zakresie, NFM może przetwarzać także inne kategorie danych osobowych.